12 tips & tricks voor Gmail

Gmail is sinds de start in 2004 (toen nog bèta) mijn favoriet e-mailprogramma. Overal bereikbaar via de browser, een goede zoekfunctie en heel wat opties om je e-mailgewoontes naar je hand te zetten, maken het voor mij een onmisbare tool.

In april 2018 kwam Google met een nieuw ontwerp en enkele nieuwe functies op de proppen. Hoog tijd dus om mijn favoriete tips op een rij te zeten.

Moest je de nieuwe versie nog niet hebben ingeschakeld, klik je op het tandwiel-icoon en kies je voor 'Probeer de nieuwe Gmail'. Vanaf oktober 2018 wordt het voor alle gebruikers sowieso ingeschakeld...

Verzenden ongedaan maken

Een mail sturen, op verzenden klikken en beseffen dat je de bijlage vergeten bent... Het overkomt ons allemaal wel eens.

In Gmail is het mogelijk om na het verzenden, toch nog op je beslissing terug te komen. Standaard heb je vijf seconden tijd, dat is best kort. Om jezelf iets meer tijd te gunnen, ga je naar de pagina met instellingen (klik op het tandwiel, rechtsbovenaan) en kies in je het uitvouwmenu het aantal seconden dat voor jou past:

Pas de annuleringsperiode aan

Meer sterren

Je kan je e-mails als belangrijk markeren door op de ster (⭐) te klikken. Maar wist je ook dat je nog meer iconen kan toevoegen?

Bij de instellingen kan je eenvoudig kiezen om enkele andere iconen toe te voegen door ze te verslepen.

Meer sterren

Zo gebruik ik de blauwe i om e-mails met informatie voor later aan te duiden, de e-mails waar ik moet op reageren krijgen de dubbele pijl naar rechts en het uitroepteken komt bij binnenkomende rekeningen die betaald moeten worden.

In het menu naast je inbox kan je later makkelijk filteren op de e-mails met een ster, zo behoud je makkelijk het overzicht.

Chat uitschakelen

Google hangouts is in mijn dagelijkse computergebruik helemaal vervangen door slack en whatsapp(-web). Die hangouts-integratie in mijn inbox mag dus wel uitgeschakeld worden.

Op het tabblad met de chat-instellingen kan je dit helemaal uitschakelen. Geen gedoe, extra focus op e-mail.

Schakel Google Hangouts uit

Ongelezen aantal e-mails in het favicon

Gmail kan het aantal ongelezen e-mails weergeven in het icoontje op het tabblad in je browser. Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:
Fav-icon met ongelezen berichten

Dit inschakelen kan bij de geavanceerde instellingen:

Laat het aantal ongelezen e-mails zien in het tabblad-icoon

Offline e-mail

In deze nieuwe versie van Gmail is de optie om je e-mails te lezen zonder internetverbinding ook mogelijk gemaakt.

Schakel de optie in bij het bijhoren menu-item. Hier kan je verder nog kiezen hoeveel e-mails er precies beschikbaar moeten blijven als je verbinding wegvalt, of de bijlages erbij horen en wat er moet gebeuren als je uitlogt uit je Google-account.

Schakel offline e-mail in

Een andere kleur

Kijk je vaak en lang naar een computerscherm? Spaar dan je ogen en kies voor een ander thema met een minder fel kleurenpallet.

Mijn favoriet is er eentje met de zwarte basiskleur (je kan ook een foto kiezen of er zelf een uploaden).

Kies een thema

Eens gekozen, ziet het er dan zo uit. Even wennen, maar eens je dit toepast op je meest gebruikte tools en software, merk je snel een verschil. Je bioritme zal je dankbaar zijn.

Het donkere thema

Verzenden en archiveren

E-mails waarmee je niet meer mee aan de slag moet, kan je archiveren. Op die manier kan je je inbox gebruiken als een soort todo-list. Gearchiveerde e-mail kan je altijd terugvinden door te klikken op het label met 'alle e-mail' of door te zoeken.

Je kan bij de instellingen een optie terugvinden om e-mails die je verstuurt, meteen te archiveren door een knop toe te voegen.
Deze knop vervangt niet de gewone verzenden-knop, maar komt wordt als extra toegevoegd.
Handig, en het bespaart je heel wat extra werk om je inbox netjes te houden.

Verzenden en archiveren inschakelen

Dat ziet er dan zo uit:

Knop 'verzenden en archiveren'

Voorbeeldvenster

Gebruikte je vroegere een e-mailprogramma waarbij je een voorbeeld van je e-mail kon bekijken naast de lijst van je inbox? Ook dat is een optie in Gmail. Ga daarvoor naar de geavanceerde instellingen en zet de optie 'voorbeeldvenster' aan.

Je inbox ziet er dan zo uit. Met het knopje rechtsbovenaan (naast het tandwiel) kan je bepalen hoe je venster zich splitst (horizontaal of verticaal), of schakel je het voorbeeldvenster opnieuw uit.

Het voorbeeldvenster in actie

Bij de algemene opties kan je instellen wanneer een e-mail gemarkeerd wordt als gelezen zodat dit niet gebeurd als je even snel door je inbox bladert.

Stel in wanneer een e-mail als gelezen wordt gemarkeerd

Eigen sneltoetsen

Echte e-mail-ninja's hebben natuurlijk de Gmail-sneltoetsen al ingeschakeld, maar als je wil, kan je ook je eigen sneltoetscombinaties maken.

Zet bij de geavanceerde instellingen 'Aangepaste sneltoetsen' aan, navigeer naar het nieuwe menu-item en pas alles naar hartelust aan.

Kies je eigen sneltoetsen

Als je even niet meer weet welke toetsen te gebruiken, kan je altijd shift+ ? induwen om een pop-up te zien met alle combinaties.

Een andere goede manier om je de sneltoetsen meester te maken is de keyrocket plugin voor Google chrome. Telkens je iets aanklikt waarvoor een  toets(encombinatie) beschikbaar is, toont deze extensie je welke toetsen je kon induwen.

Automatisch ontvangers toevoegen

Als je een e-mail aan het schrijven bent, kan je heel eenvoudig ontvangers toevoegen door ze te vermelden nadat je @ typt. Gmail zal je adresboek gebruiken om het juiste adres aan te vullen en het gekozen adres wordt meteen mee in het aan-vak gezet.

Voeg ontvangers toe met

Gmail met andere e-mailadressen

Je kan Gmail ook gebruiken om e-mails te lezen die binnenkomen op een ander adres en zelfs om e-mails te versturen vanuit dit adres,  je adressen van je sportvereniging of werk bijvoorbeeld.

Zo kan je gebruik maken van de handige apps en instellingen die Gmail aanbiedt, ook al verstuur je je e-mails niet vanuit @gmail.com.

Versturen

Ga naar de accounts en import-instellingen, zoek naar de sectie 'Mail verzenden als' en voeg een e-mailadres toe.

Voeg een e-mailadres toe

Vul je naam en het adres van waaruit je e-mails wilt versturen in en laat het vinkje bij 'Beschouwen als alias' aan staan.

In de volgende stap moet je de gegevens van je e-mailserver invullen. Als je daarover beschikt (via je provider, webmaster van de werkgever, ...) gebruik ze dan zeker, maar je deze niet ter beschikking hebt, kan je ook terugvallen op de server-gegevens van Gmail:

SMTP Server: smtp.gmail.com
Port: 456
Username: jouw @gmail.com-adres
Password: het wachtwoord van je gmail-account
Connection: SSL is aangeraden

Om zeker te zijn dat het toegevoegde adres wel van jou is, wordt er in de laatste stap een e-mail met een code en een link naartoe verstuurd. Je kan dan ofwel de code invullen of de link aanklikken om te bevestigen dat alles OK is.

Wanneer je vanaf nu een e-mail wilt versturen, kan je bij het opstellen het e-mailadres kiezen waaruit je deze verzonden wordt.  

Ontvangen

Ga naar de accounts en import-instellingen, zoek naar de sectie 'E-mail bekijken uit andere accounts' en voeg een e-mailadres toe.

Je kan dan de keuze maken om je andere e-mailaccount te koppelen via Gmailify (volg dan gewoon de verdere stappen), of via POP3 je e-mails op te halen.

Voeg een e-mailadres toe

Als je voor POP3 kiest, heb je de nodige login-gegevens nodig van je e-mailserver. Je kan deze opvragen bij je provider (Telenet, Belgacom) of de IT-dienst van het e-mailadres in kwestie. Vul deze in en kies er eventueel voor om een kopie van de e-mails bij het oorspronkelijke account te laten.

Je kan de binnenkomende e-mails ook automatisch van een label voorzien, zo is het makkelijk om ze te onderscheiden.

Filters en labels

Om je inbox onder controle te krijgen is er één tip die ik je zekel wil geven: gebruik filters en labels!

Labels kan je zien als stickers die je op je e-mails kleeft. Bijvoorbeeld: werk, sport, reclame, hobby, vrienden, ... Op die manier kan je enkele categoriën maken om alles sneller terug te vinden. Het grote verschil met mapjes is dat je meer dan een label aan een e-mail kan hangen.

Filters kan je dan weer gebruiken om automatisch labels toe te kennen aan e-mail. Zo hoef je zelf niet al je waardevolle tijd te gebruiken om heel de tijd e-mailts op de juiste manier te sorteren. Enkele voorbeelden:

  • e-mail van een collega? → label werk
  • e-mail met je waterfactuur of telefoonrekening → label betalen
  • e-mail van je voetbalploeg → label voetbal

Of een combinatie:

  • e-mail met de rekening voor het voetbalseizoen → label voetbal en label betalen

Een nieuwe filter maken

Zoek naar de e-mails die je wil bereiken met je filter door in het zoekvak bovenaan je inbox op het pijltje te klikken en enkele zoektermen in te vullen.

Zoek e-mails

In dit scherm kan je op alle mogelijke manieren zoeken naar e-mails. Gebruik een asterisk (*) om delen van een e-mailadres of naam weg te laten.

Eens je de e-mails gevonden hebt die je zoekt, kan je op 'Filter maken' klikken en krijg je heel wat opties te zien:

Opties voor filters

Hier kan je aanduiden wat je wilt doen met de e-mails die overeenkomen met de zoekopdracht: voeg een label toe (maak dezelfde filter nog eens aan als je meerdere lables wil toekennen), sla de inbox over (hetzelfde als meteen archiveren), geef de e-mails een ster, ...

De vuistregel zou moeten zijn dat als je jezelf betrapt op het herhaald sorteren en ordenen van je binnengekomen e-mails, je een filter zou moeten maken. Hoe meer je automatiseert, hoe minder werk je zelf hebt om je e-mails de baas te blijven.

Filters aanpassen of verwijderen kan je heel eenvoudig van op de pagina bij de instellingen.


Zo, hopelijk ben je nu goed op weg naar een overzichtelijke en stress-vrije inbox. 😁

Heb je zelf nog tips die niet mogen ontbreken op deze pagina? Zet ze gerust hieronder bij de reacties of geef me een seintje. 👋